コラム
移転・拡張で差がつく！オフィスレイアウトを計画する際のポイント
◎オフィスのレイアウト計画と重要性
オフィスのレイアウトは、ただデスクやチェアを配置したり、通路を確保したりすればよいといった簡単なものではありません。改装工事や移転、拡張などに伴ってレイアウトを変更する場合、オフィスの特徴や機能性、デザイン性などの多様な側面を検討し、レイアウトを計画します。また、時代とともに変化している働き方に合わせた、柔軟なレイアウト計画も必要です。オフィス内には、業務を行うデスクスペースだけでなく、オープンスペースや来客スペースなど、さまざまな場所があります。それぞれの機能や目的、セキュリティレベルなどによってスペースを分け、デスクや棚、コピー機などの配置場所をレイアウトします。
このようなオフィスレイアウトは、従業員の快適さや満足度に影響するため重要です。資料を置く余裕のあるデスクやコピー機まで行きやすい導線など、快適で使いやすいレイアウトであれば、従業員の集中力は高まり、業務の効率アップや生産性向上にもつながります。従業員がストレスを感じることなく快適に働ける環境は、結果としてユーザーの満足度にも影響します。また、オフィスレイアウトは、社内でのコミュニケーションのしやすさにも関わる要素です。コミュニケーションしやすいレイアウトにするなら、気軽に会話しやすくなり、部署を超えた連携や業務内容の伝達もスムーズになります。従業員同士の信頼関係も強まり、新しい企画やアイデアなどもうまれやすくなるでしょう。さらに、社外に向けたブランディング面においても、オフィスレイアウトは大切です。エントランスや来客スペースなどのレイアウトは、取引先やユーザーに企業のメッセージを伝え、イメージアップに効果を発揮します。適切なブランディングができると、新規ユーザー獲得や長期的な契約など、集客にもつながります。
◎オフィスのレイアウト計画の手順
レイアウトを計画する際にまず行う必要があるのは、目的やコンセプトの明確化です。「どのようなオフィスにしたいか」「なぜオフィスが必要なのか」といった目的がはっきりしていると、レイアウトの方向性を決定しやすくなります。改装や移転であれば、改装前のオフィスで改善したかった点を洗い出したり、移転によって実現したい点や従業員が希望している働き方をイメージし、検討しましょう。希望がありすぎるとレイアウトの方向性がぶれてしまうため、優先度をつけながらコンセプト設計を行います。コンセプトが決まったら、それをもとにゾーニング計画を進めます。
ゾーニング計画とは、オフィスに必要な機能をどこに配置するかといった、スペース配分をレイアウトすることです。企業によって、ワークスペースや応接室、収納、サーバールーム、フリースペース、会議室など、必要な機能は異なります。まずは必要な機能を洗い出し、それぞれ必要な部屋数や広さを検討し、どこに配置するかを計画します。コミュニケーションが円滑になるようフリースペースを広く設けるか、業務に集中できるワークスペースや個室を用意するかなど、コンセプトに合わせてレイアウトを検討するといいでしょう。セキュリティレベルの高いスペースを共用部と切り離したり、来客スペースをエントランスの近くに配置するなど、セキュリティにも配慮したゾーニング計画が必要です。
おおまかな配置が決定したら、レイアウトを実現するための詳細な図面を作成します。オフィスの大きさや収容人数、部屋の数、設備と家具のサイズなどに合わせてレイアウトの細かい点まで設計します。パソコンやモニターを置けるデスク、必要な書類や資料を収納できるスペースなど、業務内容に合った適切なサイズの家具や設備の配置が必要です。また、従業員が行き来するのに適切な通路幅、増員や増設など将来的な予想も含めて考慮し、実際にどのような配置にするかを平面図でレイアウトします。
このようなレイアウト計画は、オフィスのコンセプトや使いやすさなどに合わせるだけでなく、いくつかの法律を守って寸法を決定する必要があります。遵守すべき法律は、建築基準法や消防法、労働安全衛生法などです。建築基準法で定められている通路の幅や、消防法で定められている避難経路の確保などの規定を守らなければなりません。また労働安全衛生法では、従業員ひとりあたりに必要なワークスペースの面積なども定められています。オフィスでは、このような法律の基準を満たした安全なレイアウトが求められます。
◎オフィスレイアウトを計画する際のポイント
オフィスのレイアウト計画を成功させるために、意識しておくべきポイントがいくつかあります。ポイントを把握してレイアウト計画を立てるなら、機能性や快適性が保たれ、業務効率化の向上や企業のイメージアップにつながるレイアウトを完成させられるでしょう。
〇最適な導線設計を整える
快適に業務を進められるレイアウトにするためには、従業員の動きを想定した最適な導線設計がポイントとなります。コピー機や収納などの各設備に行く経路、出入り口からデスクまでの経路など、業務を進めるうえで従業員がスムーズに移動できる導線が必要です。移動距離が長くなるほど効率が悪くなるため、業務の流れや動きなどを想定してレイアウトしなければなりません。メインの導線は複数人が通れるよう広めの幅を取りつつ、回避して通れるサブの導線を確保するなど、行き止まりがないレイアウトは効率的です。また、メインの導線近くに使用頻度の高い設備を配置して、日常的な負担を軽減できる導線にするといった工夫もできます。
〇ブランディングに合わせる
従業員や来訪者に、企業のイメージを正しく伝えられるようなレイアウトもポイントのひとつです。とくに、企業の顔となるエントランスや来客スペースは、イメージを視覚化したようなデザインを意識しましょう。来客の目線を考慮し、見栄えする空間にするとともに、素材やカラーを通してどのような企業かイメージできるような工夫が必要です。内装の材質やカラーの違いによって、高級感や洗練された印象も与えられます。
〇機能性や快適性も重視する
デザイン性が高いオフィスが求められるなかで、機能性や快適性も重視したいポイントです。デスクやチェアは、それぞれの業務に合った大きさや機能があります。また収納スペースが十分にあれば、よく整理整頓された快適で使いやすいオフィスになるでしょう。機能性が高く快適なオフィスは、従業員の満足度を高め、生産性向上にもつながります。
〇コミュニケーションが促進される空間にする
食事やカフェタイムなど、休憩やリラックスできる自由なスペースを設ければ、従業員同士のコミュニケーションが促進されます。ソファやスタンディングデスクなどのちょっとしたスペースや、軽い打ち合わせができるフリーエリアがあれば、雑談から自由なアイデアがうまれることもあるでしょう。また、席を固定せずに自由に決められるフリーアドレス型のレイアウトなどもあります。企業の働き方にあったレイアウトは、部署を超えた自由なコミュニケーションの活性化に役立ちます。
〇プライバシーやセキュリティに配慮する
集中して業務を行える空間を確保することは、プライバシーだけでなくセキュリティを守る面でも重要です。とくに、機密情報や個人情報などを扱う部署であれば、個人情報保護法の観点からも情報を漏らさないための対策が必要になります。内部からの情報漏洩にも注意しなければならないため、固定席や個室の設置や、権限のある人しか入れないエリアを配置するなど、レイアウトを工夫しましょう。音の漏れないスペースを設けるなら、機密情報を扱う会議や相談のために使用できます。
◎オフィスの拡張移転に伴うレイアウト計画を行った当社の施工事例
デザインと機能の両面で、企業のコンセプトや希望に沿ったオフィスを完成させるためには、設計のはじめに行うレイアウト計画が非常に重要です。目的を明確化したレイアウト計画は、業務の効率化や企業のブランディングに効果を発揮します。
〇東京中央区茅場町オフィス
数年前に設計施工をお請けした中央区にあるオフィスにて、拡張移転工事の際にあらためてお声がけいただき、レイアウト計画を含む意匠デザインおよび内装工事に参画しました。高級感のあるデザインにしたいとのご依頼と、自然エネルギーを取り扱う企業コンセプトに合わせて、上品な色合いの木目柄クロスを使用してレイアウトしています。また、ラウンジの待合ベンチには溶岩石を使用し、レイアウトのアクセントとして来客者の目に留まるデザインとしました。さらに機能面として、防音性能の高い部屋とのご要望をうけ、防音性の高い壁を配置し、特注の2重ガラスを用いた窓サッシにより、圧迫感を減らしています。
◎まとめ
オフィスのレイアウト計画は、従業員の人数や設備などに合わせるだけでなく、どのようなオフィスにするかといったコンセプトを明確にして配置を決定する必要があります。スムーズに移動できる導線を作ったり、コミュニケーションが取りやすいレイアウトにしたりすると、従業員にとって働きやすいオフィスになるでしょう。オフィスのリノベーションや移転に伴うレイアウト計画にご興味がある方は、当社までお気軽にお問い合わせください。
