コロナ禍で世界的にテレワークが普及したことから、社内外問わずWEB会議が定着しました。在宅勤務をはじめオフィス勤務でもWEB会議をするケースが増えたため、オフィスデザインが見直されています。テレワークや非対面での営業など、新しい働き方への対応が次なる課題となっているのです。この記事では、WEB会議の需要が高まりに伴い、ニューノーマル時代に求められるオフィスデザインについてご紹介します。

◎コロナ禍のオフィスで定着したWEB会議

テレワーク化に伴って、部署内の些細な打ち合わせや面談にもWEB会議を利用する機会が大幅に増えました。普段オフィスで顔を合わせる機会が減った分、WEB会議は定期的に社員の様子や進捗確認する上でも活用されています。さらに社内利用だけでなく、今までオフィスに出向いていた取引先との会議もWEBで行うようになりました。WEB会議を活用することにより、コスト削減に成功した観点から出張を減らす企業も増えています。そのためコロナ禍前と同様に戻るとは考えにくく、今後もWEB会議は加速していくと考えられます。

 

WEB会議（オンライン会議）はパソコンやスマートフォンなどを使い、インターネット回線を使用して行います。オフィスにいなくてもインターネット環境とWEB会議用のツールさえあれば、簡単に会議を開催できるため手軽で導入しやすいのがメリットといえます。利用するツールによっては、会議中の資料共有や議事録作成のための録音やチャットなど、便利な機能が搭載されています。会議だけでなく普段の業務内容の共有に利用することもあります。パソコンのカメラにより、実際に相手の顔を見ながら対話ができるため、今まで対面で行っていたことが、非対面でも行うことが可能となりテレワークにおいて必要不可欠なツールといっても過言ではありません。従来の会議は、オフィス内の会議室に出席者が集まる形が一般的でしたが、WEB会議では対象会議のURLを共有することで、通信環境や音声環境が整ってさえいれば、パソコンやタブレット、スマートフォンから参加できるようになりました。

 

WEB会議が主流になったことで、企業側にもさまざまなメリットをもたらします。オフィスでの会議開催時に、以前は参加者全員に会議資料を配布していましたが、WEB会議ではネットワーク上での共有となりペーパーレス化が進みました。ほかにも、WEB会議ならデスク上で会議に参加することも可能となったため、会議室へ移動する手間が減り時間の有効活用が実現できました。社外であれば取引先や関連会社に行く時間や交通費の削減にもなるでしょう。遠方に出張中の社員でも、スケジュールとインターネット環境さえあれば会議に参加することが可能となりました。

 

オフィスで対面していなくても打ち合わせが可能となったため、リモートワークや非対面での営業スタイルも定着しました。同じタイミングで出社する社員が減ったことで、ひとりひとりのデスクが不要になりフリーアドレスの導入やオフィスの縮小も進みました。取引先との関係もあり都心部にオフィスを構えていた場合、WEB会議での商談が中心となればランニングコストの低い土地へ移転することも検討できるでしょう。もともと働き方改革に対応した柔軟な働き方が求められていた状況のなか、オフィスに行かなくても自宅や近くのサテライトオフィスからWEB会議へ参加が可能となったことで、育児や介護などで自宅から離れられない状況の場合でも働きやすくなりました。

 

オフィス以外でも最近の新築マンションでは、共有スペースや居住スペースにテレワーク用の個室を設けるところが増えています。なかには、フィットネスジムやラウンジ、コワーキングスペースなど、娯楽も含めた共有施設が充実しているマンションもあります。光回線など最新のインターネット環境が整っているため、安定した通信速度でWEB会議に参加できます。テレワークは、集中して作業ができる環境が必要なため、防音対策がされており周囲の騒音を軽減する設備があるマンションが選ばれています。このようにオフィスだけではなくさまざまな場面で需要が増加しています。

◎WEB会議に適したオフィスデザインとは

オフィスにWEB会議が定着した現在においては、より社員の働きやすさに注目しオフィス環境の整備が進められています。従来のオフィスとしての機能性だけでなく、デザイン性や企業コンセプトを考慮したオフィスデザインという考え方が注目されるようになりました。たとえば、オフィスデザインを企業が取り扱う商品に関連した素材などを取り入れることで、クライアントが来社した際に、話題性やインパクトを残すきっかけになります。現在ではテレワーク化により、出社する社員が減ったため固定のデスクが不要となり、その代わりにフリーアドレスを導入する企業が増えています。その分オフィス内のスペースに余裕ができたことで利用者が快適に過ごせる空間や企業カラーをアピールできるオフィスデザインが可能となりました。

 

オフィスの内装にコーポレートカラーを取り入れることで、社内外に企業ブランドを印象付けることができます。オフィスデザインだけでなく、企業ホームページのデザインやロゴ、広告や商品パッケージなど、身近なところでコーポレートカラーは使用されています。色はその人の気分や行動に大きな影響を与える心理的効果もあるため、企業ブランディングを見直す際は、心理面も含めて検討すると良いでしょう。顧客へのアピールはもちろん、オフィスで働く社員のモチベーションアップも期待できます。座り心地の良いオフィスチェアや会議に集中しやすいデスク周りのほかに、多くの人たちと意見を出し合うような業務であればオープンスペースを使いやすいようにデザインして、社員同士のコミュニケーションの場を作るのも良いでしょう。一方で、個々で集中して取り組む業務が多い場合は、周囲の視線を遮るパーテーションがある個別ブースを増やすオフィスデザインが適しています。なかには、オフィス内にリフレッシュルームを作る企業もあります。オフィス環境のデザインや機能が優れていることで、生産性やモチベーションの向上につながるでしょう。

 

最近では、WEB会議の利用増加に伴い会議室不足の改善も注目されています。オフィスのフリースペースだと周りの音が気になるけど会議室が足りない、情報漏洩の危険性など、WEB会議が定着する前と後では求められる会議室の数や機能が変わりました。たとえば、オフィス内の防音性を高めるために、壁や天井に遮音シートや吸音材を入れたり、パーテーションで区切って作る半個室やデスクが付属しているパーテーションが求められるようになりました。とくに取引先との打ち合わせや面談利用などで周囲の音を気にせずに済む、カプセルタイプの様な個別ブースはオフィスに取り入れる企業が増えています。高い防音機能付きの個別のWEB会議用ブースはもちろんのこと、モニター付き会議室もオフィスでの需要も増えています。パソコンの画面上だと画面共有した資料内容が小さくてわかりづらいこともしばしば出てきます。また、近くにWEB会議をしている人がいるとハウリングが発生しやすくなるなど、大事な会議で不具合が生じることは大きな痛手となる恐れがあります。1対1の面談や少人数の打ち合わせであればパソコン上のWEB会議で問題ないですが、経営会議や企業間会議など、参加者が多い会議利用にはテレビ会議用にモニター付き会議室が選ばれています。専用のマイクを使用することで、ハウリングの心配もありません。オフィス内で会議室がどのように利用されることが多いのかを考え、オフィスデザインを検討していく必要があります。

◎WEB会議用スペースをオフィスに取り入れた施工事例

当社で携わったWEB会議用スペースがあるオフィスの施工事例をご紹介します。オフィスデザインは、利用者の働き方や企業のコンセプトなど、さまざまな要素を考慮しながら一緒に創り上げていきます。

 

〇原宿オフィス

もともと飲食店が入っていた2フロアをシェアオフィスとして造り変えるオフィス新装プロジェクトの事例です。既存設備や間仕切りを転用することで、コスト削減を実現しました。テレワークやWEB会議の定着による働き方の変化に対応できるようなオフィススタイルにしています。8名程入れる会議室には大きなモニターを付け、テレビ会議にも対応しています。オフィスの随所に観葉植物を置き、光が差し込む開放的なオフィススペースにしました。

 

〇浅草橋オフィス

事務所拡張によるオフィスビル3フロアにわたるオフィス新装プロジェクトです。受付から会議室などオフィス全体に、アクセントとなるコーポレートカラーや企業の取り扱う商品イメージを取り入れたデザインを入居者さまと設計事務所さま含め熟慮しオフィスに取り入れました。オフィスには複数名で使える会議室の他、個別ブースも採用しました。会議室からは外の緑を見ることができ、緊張感を和らげる効果もあります。

◎まとめ

WEB会議がオフィスに定着したことによって、オフィスデザインという考え方が見直されています。個別ブースやモニター付き会議室など社員の働きやすさを考慮しながら、企業独自のコンセプトに沿ったオフィス作り大切です。当社では、さまざまなパターンに応じたオフィスデザインをトータルプロデュースいたします。WEB会議を考慮したオフィスデザインのことは、お気軽にご相談ください。