コラム
オフィスのコストダウンを実現！トータルプロデュースがもたらす効果とは
長く続く新型コロナ禍の影響や、資源・物価・エネルギー価格の高騰などもあり、オフィスコストを削減することは企業にとって喫緊の課題のひとつです。節電や消耗品の削減などによって小さなコストダウンは可能ですが、将来にわたる広いコストダウンを考えるなら、トータルプロデュースによるオフィス移転を検討しましょう。この記事では、オフィスのコストダウンを実現するトータルプロデュースの効果についてご紹介します。
◎理想のオフィスを実現するトータルプロデュースとは
「従業員同士のつながりを大切にしたい」「リラックスできる空間がほしい」「好きな場所で仕事がしたい」など、IT技術が進化し社会が多様化する現代には、それに対応するフレキシブルなオフィス環境が不可欠です。そのため、「働く人がオフィスに合わせる」という従来の考え方から、「働き方に合わせてオフィスをデザインする」という発想が生まれました。
オフィスデザインには、企業の経営理念や創業以来大切にしているコンセプトをはじめ、従業員の働きやすさやコミュニケーションの活性化など、働き方に関わるさまざまな思いや理想が取り入れられます。現代のオフィスとは「働くための場所」という位置づけだけでなく、企業としての在り方や考え方を対外的に表現するショーウィンドウのような役割と、企業競争力を高めるためのマーケティングツールという役割も担う場所へと変化したのです。
オフィスのトータルプロデュースとは、高いコストパフォーマンスによって総合的・戦略的にオフィスをデザインすることを意味します。具体的には、不動産の紹介から設計デザイン、設備・内装仕上げ工事、家具什器の設計デザイン、電話・LAN・セキュリティなどの整備、関係書類の提出、引っ越し移転作業、リノベーション工事まで、オフィス移転に関わるあらゆる作業を一貫してワンストップで行うことで、理想のオフィスを実現するものです。
一般的なオフィス移転やリノベーション業務では、設計事務所、施工会社、各専門業者、問屋、メーカー、工場など、作業工程によって担当する会社や人が都度交代するため、問題が発生した際の検証が困難になります。トータルプロデュースは、このように工程ごとに異なる担当者やフローを一括管理し、コストを下げつつ効率的かつ生産的なオフィス移転が可能になるのです。
多様な働き方に対応したオフィス作りには、現状の抱える問題や課題をヒアリングによって詳細に把握し、企画・設計段階で要望や理想を具体化、さらに施工段階では細部に渡る作り込みが必要になります。デザイン、設計、施工など、一部の作業だけでは問題や状況を把握しにくく、またオフィスデザインへ反映もしにくいため、すべての工程を一貫して請け負うトータルプロデュースが最適なのです。
◎オフィスのトータルプロデュースがもたらす7つの効果
オフィスのトータルプロデュースは、企業のブランド力やイノベーション力を高めるだけでなく、そこで働く従業員のモチベーションや生産性の向上、オフィスのコストダウンも可能にします。
〇移転担当者の作業コストを減らす
企業がオフィス移転を考える場合、移転作業の担当責任者やプロジェクトチームを発足して作業を行うのが一般的です。移転作業には検討事項が非常に多く、現状の課題を洗い出しつつ要件に合う物件を探し、予算と照らし合わせながらコストを算出し、新オフィスのコンセプトを決め、業者を決め、契約し、現オフィスの退去手続きを取り…と、限りない数のタスクによって、担当者にはさまざまな作業負担が生じます。
特に、神経を使うのが書類提出などの手続き関係で、なかには提出期限の決まっているものもあるため、書類などの提出忘れがないよう入念に手配しなければなりません。移転作業のためのタスクが担当者の大きな負荷になってくると、日々の業務を圧迫して業務外時間が増えるなど悪循環を生み出すこともあります。このような煩雑な作業をトータルプロデュース会社に一任することにより、担当者やチームの作業コストを大幅に減らすことが可能になるのです。
〇オフィスのコストダウンにつながる
一般的にオフィス移転にはかなりのコストが掛かりますが、トータルプロデュースによって事業規模に応じた移転先を選ぶことにより、ランニングコストを下げることが可能です。例えば、テレワークによってオフィスに通勤する従業員数が減ったのであれば、人数に応じたスモールオフィスに移転することでコストダウンになり、フリーアドレスを導入することでオフィス什器などを削減してコストを下げられます。執務スペースをオープン化してワンフロアに集約したり、オフィスの階数を減らす、居抜きオフィスへの移転もコスト削減につながります。
また、新オフィスに移転したことをきっかけとして社内環境を見直すことで、ランニングコストを抑えられることもあります。たとえば、社内サーバのクラウド化、端末をレンタル製品に変更、電気をLED化、省エネ製品の導入などがあげられます。
〇統一感のあるオフィスデザインを実現できる
昨今のオフィスは企業の「顔」であり、企業理念やポリシーを表現する場所でもあります。また、従業員や社外に対するブランディングとしての役割もあります。そのため、オフィスデザインに統一感を持たせることは、業務効率や生産性を向上させるうえで重要なマーケティング施策のひとつと言えるのです。
トータルプロデュースは設計・施工会社が作業を一貫して行うため、統一感のある洗練されたデザインのオフィスを実現できます。
〇多様な働き方にも柔軟に対応できる
働き方が多様化する現代、リモートワークや時短勤務、フリーアドレス、ABW（Activity Based Working）からワーケーションまで、実に幅広い選択肢があります。そして企業には、このような多様な働き方でも従業員が働きやすいオフィス環境を整備することが求められています。
オフィスのトータルプロデュースなら、多様な働き方や流動的な人員の出入りにも対応できるオフィスを提案できます。
〇従業員のモチベーションアップにつながる
オフィスを充実させることは、そこで働くすべての従業員がモチベーション高く業務を遂行できるように配慮することと同義です。トータルプロデュースによってオフィスを統一感あるものにデザインできれば、従業員のモチベーションや自社に対する満足度、ロイヤリティが向上します。
その結果、業務の効率化や生産性の向上、イノベーションを生み出し、企業競争力の強化につながるというエコシステムを生み出します。
〇業務の効率化と生産性の向上が期待できる
トータルプロデュースでオフィスデザインを刷新することは、オフィス内で課題や問題と受け止められていた事柄を洗い出し、無駄な仕組みやコスト、人員を整理する機会でもあります。
企業の経営状況や今後の目標に沿った働きやすいオフィス作りができれば、従業員のモチベーションアップに繋がり、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
〇オフィスコストを最適化する
オフィスにおける課題のなかには、コストに関連するものも少なくありません。トータルプロデュースによって理想のオフィスの形が見える化すれば、業務の効率化につながり、さまざまなオフィスコストを最適化する機会を作ります。たとえばITコストを削減するために、従業員にテレワークを推奨する、ICTを活用する、クラウドサービスを活用する、オフィス用品を中古端末やレンタル品に代替するなどのアイデアが生まれるかもしれません。
オフィスコストの多くを占める消耗品削減のためには、社内システムを整備してペーパーレス化を推進したり、サプライドックで集中管理するなどの施策が効果的です。また、オペレーションコスト削減のために業務をアウトソーシング化する、エネルギーコスト削減のために電力会社を見直すなどのアイデアも考えられます。
◎トータルプロデュースによるオフィスデザイン
当社は、オフィスや店舗、住宅の内装工事や移転のほか、デザインやレイアウト作成、家具や什器のデザイン・制作・販売など、幅広い業務をワンストップで請け負うトータルプロデュース会社です。お客さまのご要望に応じて、デザインのみ、設計や工事のみといった個別の内容にも柔軟に対応します。また、ビル1棟のフルリノベーションの施工実績も多く、遊休不動産を活用した不動産再生や地域活性化で社会貢献にも注力しています。
オフィス移転に関わる業務はひとつひとつが煩雑ですが、丁寧なヒアリングによって意見を洗い出し、オフィスに関わるデザインやコスト、運用などに関して、あらゆる面から戦略的なプランニングを提案します。設計から施工、さらにその後の維持・メンテナンスまでをトータル的にプロデュースする豊富な経験と技術を有しているのが強みです。
また、当社は工場やメーカー、職人、作業員と幅広い独自ネットワークを持っており、オフィスのトータルプロデュースにおいて徹底した現場管理が可能になっています。責任の所在が明らかな安心できる管理体制を提供することにより、中間マージンを省いて高いコストパフォーマンスを発揮できます。施工完了後のメンテナンスもしっかりフォローいたします。オフィス移転の際には、当社のトータルプロデュースで理想のオフィスを実現していただけます。
◎まとめ
トータルプロデュースによるオフィス移転は、企業の理念やコンセプトを社内外に明確にアウトプットしつつ、コストダウンも両立できる有益な方法としておすすめです。企業の働き方を見える化することで、従業員のモチベーションアップや業務の効率化、生産性アップなどさまざまな効果も期待できます。当社は、オフィスのトータルプロデュースを請け負う実績と技術を持っており、独自ネットワークによる高いコストパフォーマンスでお客さまをサポートいたします。オフィス移転をご検討の際はお気軽にご相談ください。
